Vertrouwenspersonen zijn er vooral om te de-escaleren

Wil je als organisatie interne problemen over sociale veiligheid oplossen zonder dat het escaleert? Geef dan voorlichting over het werk dat de vertrouwenspersoon doet. Die zijn er niet om van elke melding een klacht te maken, ze zijn er om zaken op een veilige manier bespreekbaar te maken en mee te helpen denken over oplossingen die voor de melder aanvaardbaar zijn. Met een vertrouwenspersoon voorkom je dus dat alles meteen op scherp komt te staan en de boel escaleert.

Vertrouwenspersoon is niet per se escalatie

Recent sprak ik een leidinggevende binnen een organisatie. Hij had de indruk dat zodra een vertrouwenspersoon is ingeschakeld, er meteen sprake is van een hoge escalatie. Eerder had ik ook zo’n ervaring toen ik aanschoof bij een ander overleg. De teammanager schrok enorm toen ik ook bij het gesprek aanwezig was. Ze had de uitnodiging niet goed gelezen en ze was niet mondeling op de hoogte gesteld van mijn komst. Ze dacht als er een vertrouwenspersoon bij is, dan zijn er ‘vreselijke zaken’ gebeurd. Ik schrok op mijn beurt van deze signalen en besefte dat er dus (voorlichtings-)werk aan de winkel is voor mij als vertrouwenspersoon. En dat geldt misschien ook wel voor andere vertrouwenspersonen.

Waarom zijn er vertrouwenspersonen?

Medewerkers kunnen in gesprek gaan met een vertrouwenspersoon over zaken waar ze binnen de organisatie problemen mee ervaren. Zodra ze iets aankaarten bij een vertrouwenspersoon spreken we van een melding. In ongeveer 90% van de meldingen die bij vertrouwenspersonen binnenkomen, gaat het om zaken waarover de melder met de vertrouwenspersoon in gesprek gaat binnen de organisatie.

Een melding is meestal geen klacht

Een melding kan weliswaar later altijd worden omgezet in een formele klacht, bijvoorbeeld bij zwaar grensoverschrijdend gedrag. Maar de meeste meldingen zijn niet van deze zwaarte en ook wil de melder de zaak veelal opgelost hebben op een laag escalatieniveau. Immers hoe hoger de escalatie, hoe meer stress en hoe meer de werkrelatie onder druk komt te staan. En iedereen wil het liefst een veilige en prettige werkplek. Als vertrouwenspersoon zet ik me in om veiligheid te bieden door zaken bespreekbaar te maken. Zo voorkom je hopelijk verdere escalatie, ziekmeldingen of vertrek.

Input voor PSA-beleid

Als organisatie moet je signalen willen hebben. Immers, je moet preventief beleid voeren op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). En dit kan alleen als je weet wat er leeft binnen je organisatie. Het werk van een vertrouwenspersoon gaat niet alleen over pesten, (seksuele) intimidatie, agressie & geweld en discriminatie. Juist ook zaken als je buitengesloten voelen, je anders behandeld voelen, ‘foute’ grapjes die gemaakt worden, de taal die de organisatie spreekt, roddelen, kunnen aanleiding voor medewerkers zijn om zich minder prettig te voelen.

Het belang van voorlichting

Mijn advies is om dit in je voorlichting mee te nemen. Benoem de kleinere signalen die mogelijk tot een onveilig gevoel kunnen leiden en laat merken dat je de beleving van medewerkers belangrijk vindt. En laat weten dat, als medewerkers hiervoor een steuntje in de rug kunnen gebruiken, een gesprek met de vertrouwenspersoon een goede optie is. Immers we denken mee en doen niks zonder dat de melder het wil!

Mariska Pikaart, werkzaam bij SBI Formaat, is extern vertrouwenspersoon, lid klachtencommissies en expertise sociale veiligheid. SBI Formaat is partner van OR Live. Klik hier om tickets te bestellen voor OR Live.