Van reactief naar regie

Als OR-lid herken je het vast: ‘De trein is al vertrokken’, ‘We moeten binnen twee weken adviseren zonder de juiste informatie’ of ‘Ons advies is alleen maar een formaliteit’. Medewerkers zijn al geïnformeerd, en als OR voel je je soms buitenspel gezet. Toch ligt er juist voor de OR een grote kans om proactief mee te denken in de besluitvorming. Artikel 25 lid 2 WOR is namelijk helder: het advies van de OR moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn. Dat is de kern van effectieve medezeggenschap. De OR moet dus al in een vroeg stadium worden betrokken. Kom daarom in actie als dit niet gebeurt.

Signalen oppikken en zelf initiatief nemen

Let goed op signalen in de organisatie. Stel vragen. Zoek het overleg op. Wacht niet op formele mededelingen van de bestuurder. Vraag om informatie. Vraag bijvoorbeeld om een adviesaanvraag als de bestuurder zelf een externe adviseur inschakelt (art. 25 lid 1 sub n WOR). Of vaag in de halfjaarlijkse overlegvergadering of er besluiten aankomen. Maak vooraf met je bestuurder duidelijke afspraken over betrokkenheid. Zo kan je als OR richting geven aan het proces. Zo krijgt de OR invloed.

Als het anders loopt: omgaan met verrassingen

Maar soms gaat het anders. Soms weet een bestuurder niet wanneer een onderwerp advies- of instemmingsplichtig is. Soms wordt een bestuurder zelf verrast door besluiten van hogerop. Soms is er is wel informatie, maar mag die alleen onder strikte geheimhouding worden gedeeld. Een constructieve OR gaat hierover het overleg aan met de bestuurder en probeert goede procesafspraken te maken. Dat is niet altijd makkelijk, maar wel nodig. Lukt dat niet? Benadruk wat je nodig hebt om het advies van wezenlijke invloed te laten zijn. Is dat meer tijd? Meer faciliteiten? Zelf een extern adviseur kunnen inschakelen? Overleg met de achterban? Benoem het.

Reflecteer en pak de regie

Wil je de regie nemen als OR, zorg dan dat je de boel intern op orde hebt. Wat zijn jullie kernwaarden? Wat voor OR willen jullie zijn? Wat zijn jullie doelen dit jaar? Zorg voor goede werkafspraken. Investeer in scholing. Evalueer regelmatig. Kijk niet alleen naar de samenwerking met de bestuurder, maar ook naar je eigen rol. Wat gaat goed? Wat kan beter?

Van reactief naar strategische partner

Communicatie is de sleutel. Dreigt een traject verkeerd te lopen? Kom meteen in actie. Stap op de bestuurder af. Maak heldere afspraken. Laat je niet meeslepen door emoties. Blijf oplossingsgericht. Proactieve medezeggenschap vraagt om scherpte, lef en strategisch inzicht. Stel op tijd de juiste vragen. Maak duidelijk wat je als OR wilt bereiken. Koppel voorwaarden aan je advies. Neem je plek in het overleg met de bestuurder. Zo vergroot je je invloed. Niet door op de rem te trappen, maar door actief en zichtbaar mee te doen. Dan maak je echt verschil voor de organisatie en de medewerkers. Want jouw advies telt!

Jan-Pieter Vos en Barbara van Dam zijn werkzaam bij De Clercq Advocaten en Notariaat, partner van OR Live op 8 oktober in de FokkerTerminal Den Haag.