OR onmisbaar bij afspraken over hybride werken

We zijn het alweer bijna vergeten, maar corona is de aanleiding geweest dat veel bedrijven in sneltreinvaart werk hebben gemaakt van thuiswerken. Sindsdien werken veel werknemers hybride: deels vanuit huis, deels op de werkplek of zelfs vanaf het koffietentje om de hoek. De overheid ziet het ‘hybride werken’ als Het Nieuwe Werken en stimuleert werkgevers om hiervoor mogelijkheden te bieden. De overheid benadrukt de maatschappelijke voordelen, zoals het positieve effect op het milieu – minder reisbewegingen, dus minder CO₂-uitstoot – en de betere balans werk-privé, waardoor werknemers bijvoorbeeld makkelijker mantelzorg kunnen bieden. Aan de andere kant zien we ook bedrijven die hun werknemers weer volledig op kantoor willen laten werken. Zelfs Zoom, het bedrijf dat de wereld liet thuiswerken met zijn online vergadertool verplicht zijn personeelsleden die in de buurt wonen om weer minstens twee dagen per week op kantoor te komen werken.

Dido-economie

Het vele thuiswerken leidt ook tot nieuwe problemen. De vraag naar software om werknemers te monitoren tijdens hun thuiswerk is enorm gegroeid. Sinds kort kennen we ook een ‘dido-economie’. Op dinsdag en donderdag komt iedereen naar kantoor en dus is het op die dagen drukker dan ooit op de weg en in het OV. De tijdswinst door het vermijden van files op thuiswerkdagen gaat op de dinsdag en donderdag weer grotendeels verloren. De NS hoopt met een spitsheffing ander reisgedrag bij werkgevers en werknemers te stimuleren.

Verworven rechten

Veel werknemers hopen dat (deels) thuiswerken een blijvertje is. Zij staan niet te springen om hun ‘verworven rechten’ als thuiswerken en flexibele werktijden op te geven. In een tijd van krapte op de arbeidsmarkt kunnen werknemers deze eisen ook stellen. Veel bedrijven zijn daarom bezig met het opstellen van een regeling hybride werken.

Niet oneindig

Hybride werken klinkt heel flexibel en vrij, maar flexibiliteit en vrijheid zijn natuurlijk niet oneindig. Waar samengewerkt wordt, moeten afspraken worden gemaakt over bereikbaarheid, plaats en tijdstip waarop collega’s beschikbaar zijn om hun werkzaamheden te verrichten en overleg te hebben. Daarbij moet er een balans worden gevonden tussen de belangen van de medewerkers (onder andere meer werkgeluk) enerzijds en die van de werkgevers (breed gezegd: de continuïteit van de onderneming) anderzijds.

Aspecten

Bij die balans spelen veel aspecten een rol. Vertrouwen en privacy bijvoorbeeld. Wordt er thuis wel hard genoeg gewerkt en hoe kan de werkgever dat controleren? Is het nodig en wenselijk om te monitoren, of moet er op output worden gestuurd? Maar ook sociale aspecten zijn belangrijk. Hoe zorg je voor voldoende verbinding tussen de mensen die thuis en op kantoor werken? Moet het kantoor een andere, meer sociale functie krijgen? En juridische aspecten. Kunnen werkgevers werknemers dwingen een aantal (specifieke) dagen naar kantoor te komen? En Tot slot de vraag hoe blijf je een aantrekkelijke werkgever voor zowel mensen die het liefste thuis willen werken, als voor mensen die het liefste op kantoor zijn?

Regeling hybride werken

Een regeling hybride werken schetst daarvoor de kaders. Het initiatief voor het opstellen van een dergelijke regeling ligt in beginsel bij de werkgever. Hij moet uit hoofde van zijn zorgplicht immers zorgdragen voor een gezonde en veilige werkomgeving, waaronder ook de werkplek. Het begrip werkplek wordt ruim uitgelegd, zodat hier ook de thuiswerkplek (zij het onder een verlicht regime) onder valt. Ook ten aanzien van een werkplek vanuit het vakantiehuis of een exotische bestemming (remote werken), gelden verplichtingen voor de werkgever.

Taak voor de OR

Als de werkgever niet zelf met een voorstel voor een dergelijke regeling komt, ligt hier ook een taak voor de OR. Met gebruikmaking van zijn initiatiefrecht kan de OR een voorstel doen. De OR heeft op grond van art. 28 WOR een zorgtaak, die inhoudt dat de OR een stimulerende en bevorderende taak heeft ten aanzien van diverse aspecten van het sociaal beleid binnen de onderneming, onder meer voor wat betreft arbeidsomstandigheden. Veel aspecten binnen een regeling hybride werken zijn instemmingsplichtig (vaste kantoordag, vast vergadermoment, wijziging beoordelingssystematiek). Door de wijziging van de werkplek, veranderen ook de arbeidsrisico’s voor de organisatie. Dit leidt tot een aanpassing van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), die eveneens instemmingsplichtig is. Daarnaast heeft de OR ook via het adviesrecht invloed op de regeling (aanschaf laptops, bureaustoelen, werk- of communicatiesysteem).

Maatwerk

Een regeling hybride werken is maatwerk. Omdat de OR als linking pin tussen de medewerkers en de organisatie als geen ander weet waar de medewerkers en de organisatie behoefte aan hebben en welke belangen daarbij spelen, is het verstandig de OR bij het opstellen van een dergelijke regeling al in een vroeg stadium te betrekken. Als de OR instemt is hybride werken goed geregeld, is het draagvlak onder de medewerkers geborgd, mét inachtneming van het belang van de continuïteit van de organisatie. Zo kan er (op maandag, woensdag en vrijdag) nog lang en gelukkig thuis worden gewerkt!

Laura Gringhuis is advocaat arbeid, medezeggenschap & pensioen, Barbara van Dam-Keuken is paralegal. Beiden zijn werkzaam bij De Clercq Advocaten Notariaat, partner van OR Live.