Stel betere vragen aan je achterban, OR!

‘Wat heb jij nodig om de komende twee jaar naar tevredenheid te werken?’ Dat is een veelvoorkomende vraag in achterbanraadplegingen. Om te voorkomen dat medewerkers van de OR verwachten dat deze even regelt dat ze 500 euro meer salaris of een nieuwe laptop krijgen, beperken OR’en op voorhand de antwoordmogelijkheden tot een paar vaste, op voorhand ‘redelijke’ antwoordopties. Waarom eigenlijk? Denk je dat medewerkers niet komen met redelijk voorstellen voor wat ze echt nodig hebben om ‘gebonden en geboeid’ te blijven? Met de methode van de OR-dialoog durft de OR wel beter vragen te stellen, waarmee de achterban echt wordt gehoord.

Een voorbeeld uit de praktijk

Veel enquêtes die binnen organisaties worden gehouden brengen slechts de bekende gevolgen in beeld. Vragen zijn gekaderd, antwoordmogelijkheden zijn voorgekauwd. Dat is wat een preventief medisch onderzoek (PMO), een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO), standaard polls en enquêtes doen. Een voorbeeld uit de praktijk. Bij een OR die ik adviseer had de afdeling Personeelszaken een half jaar geleden een PMO gehouden, in goede samenwerking met de bedrijfsarts. Daaruit kwam naar voren dat met name storingsmonteurs vanaf 50 jaar en ouder klachten krijgen die veroorzaakt worden door het vele tilwerk in moeilijke omstandigheden. Denk aan een natgeregend Lowlands op zaterdagavond waar een storingsmonteur moet opdraven om iemand uit een stilgevallen hoogwerker te halen. De monteur staat dan voor de keuze om of al het zware gereedschap en de meest voorkomende reserveonderdelen direct mee te nemen of dat niet te doen met het risico dat hij meerdere keren heen en weer moet lopen naar zijn busje.

Tilcursus

De bedrijfsarts adviseert naar aanleiding van het PMO om alle monteurs een tilcursus te laten volgen. Personeelszaken neemt het advies over. De monteurs gaan braaf op tilcursus. Achteraf zegt een van hen: ‘Heerlijk een dagje uit met collega’s om te leren wat we al wisten’. Eigenlijk zien ze het als een belediging. Dus vragen ze de OR: kunnen jullie geen beter advies geven om onze klachten op te lossen? De OR vergadert er twee keer over, maar komt ook niet veel verder dan vaststellen dat er lasten zijn, dat het duidelijk is waardoor die veroorzaakt worden. Wat nu een betere oplossing is, blijft onduidelijk. Dus krijg ik als extern adviseur de vraag. Of ik een oplossing heb die nog niet bedacht is door Personeelszaken, de bedrijfsarts of de OR. Maar die heb ik niet.

Eerste ronde: open vragen

Ik heb wel een ander advies, vanuit de gedachte van de OR-dialoog, een methode voor achterbanraadpleging. Het is een even logisch als onverwacht advies: vraag het gewoon aan hen die het weten, de betrokken medewerkers. Vraag het de monteurs! Na wat overleg werden alle monteurs in de eerste ronde van OR-dialoog bevraagd op hun werkplezier, werkdruk, fysieke overbelasting. Niet naar hun gemiddelde lasten, die zijn namelijk al bekend uit het PMO. Maar wel naar concrete situaties en naar de oplossingen die de monteurs daarbij zelf zien. In plaats van meerkeuzevragen met standaardantwoorden stellen we dus open vragen met ruimte voor echte inbreng.

1. In welke situatie ervaar je de meeste last?
2. Welke storingen betreft dat?
3. Bij welke opdrachtgevers?
4. Hoe vaak heb je last?
5. Hoelang houdt de last aan?
6. Heb je voor jezelf een oplossing bedacht en welke is dat dan?
7. Waar heb je behoefte aan om jouw last te verlichten?
8. Heb je een advies aan de OR, HR en de bedrijfsarts?

Met name de vragen 6 tot en met 8 leveren veel interessante antwoorden op. Eentje bevat de suggestie ‘geef iedereen een bolderkar’. Dat is natuurlijk best even lachen met z’n allen in de OR.

Tweede ronde: weging

Met de antwoorden uit de eerste ronde ben je er nog niet in een professionele achterbanraadpleging. Daar is nog een tweede ronde van de OR-dialoog nodig: de weging. Ook die kan je uitvragen bij de medewerkers. Zij zijn prima in staat – en willen dat ook graag – om het best gegeven antwoord bovenaan te zetten. En wat blijkt? Het eerder weggelachen idee om alle storingsmonteurs een bolderkar te geven wordt met stip op positie 1 gezet als beste antwoord.

Bij de bespreking in de overlegvergadering van de presentatie bedenkt de bestuurder zich geen moment. Hij laat HR een uitnodiging sturen aan alle monteurs voor een barbecue volgende week vrijdagmiddag. Hij geeft inkoop de opdracht 30 bolderkarren te bestellen met het logo van de organisatie. Tijdens de barbecue klimt de bestuurder op een zeepkist en spreekt hij zijn monteurs toe. Hij verontschuldigt zich voor de eerder aangeboden tilcursus en laat de grote werkplaatsdeur omhoog rollen. Daarachter staan 30 bolderkarren. Hij biedt elke monteur een bolderkar aan en zegt: ‘Graag achter in je werkbus zetten en veel gebruiken. En ja, ook graag in het weekend als je met je kleinkinderen naar het strand gaat, want mijn naam staat erop.’

Raadpleeg tijdig

Een veel gehoorde klacht van ondernemingsraden is dat ze zo laat in het traject worden gevraagd om advies. Dat is soms waar. Maar diezelfde ondernemingsraden maken dezelfde fout. Ze vragen hun achterban niet tijdig om ideeën bij een adviestraject. De WOR is er volstrekt duidelijk over in artikel 17. De bestuurder is verplicht de OR en alle in de organisatie werkzame personen alle middelen (instrumenten, geld én tijd) ter beschikking te stellen om achterbanraadpleging mogelijk te maken. Je zou het kunnen omdraaien zelfs. De bestuurder heeft recht op de mening van alle medewerkers. En de OR als vertegenwoordigend orgaan heeft die op te halen. Raadpleging betekent om advies vragen. Tijdig dus en gericht op oplossingen. Niemand wil als mosterd na de maaltijd zijn mening geven.

Wil jij ook professioneel je achterban raadplegen? Kom eens luisteren en meekijken naar echt goede vragen die je als OR kunt stellen aan je achterban. Kom naar de workshop ‘Achterbanraadpleging 2024’ op OR-live.

Johan Berends is licentiehouder van OR-dialoog en trainer en adviseur medezeggenschap bij Metamorfase, partner van OR Live op 11 oktober. Bestel hier je tickets.