Naar een projectmatige OR
Dit is het verhaal van de transformatie van een grote inefficiënte OR naar een kleinere projectmatige OR. Maar wel heel effectief. Adviseur en senior trainer Walter van der Ploeg van Zuidema PM behandelt deze case op MainStage, samen met de OR van de Zorggroep Almere en licht al een tipje van de sluier op in dit interview.
Tijdens MainStage OR ga je samen met de OR van Zorggroep Almere een casus behandelen over de inrichting van medezeggenschap. Van een grote OR, met onderdeelcommissies, naar een kleine projectmatige OR. Kun je dit kort toelichten?
De OR stelde in een eerdere fase vast dat de medezeggenschap niet effectief was. De OR zelf was door zijn grootte tijdens vergaderingen beperkt effectief; daarnaast konden de onderdeelcommissies (OC’s) beperkt invloed uitoefenen, mede door de beperkte zeggenschap van de OC-bestuurders.
Daarom is een ontwikkeling ingezet naar een (iets) kleinere OR, die grotere onderwerpen projectmatig, en met inzet van participanten, is gaan afhandelen. Tegenover het ‘inleveren’ van vier zetels staat de permanente ondersteuning van de OR door een vaste adviseur vanuit de eigen organisatie.
De casus gaat niet alleen over hoe de OR nu werkt, maar vooral ook over de weg daar naartoe én over het op weg raken met training, aan de slag gaan, evalueren, leren en blijven ontwikkelen.
Waarom zou je als OR eigenlijk vrijwillig een aantal zetels willen inleveren? Betekent dat niet minder invloed en slagkracht?
Ten eerste bleek de OR van 17 leden moeilijk effectief te kunnen vergaderen. Betrokkenheid van alle leden was in de grote groep eveneens een aandachtspunt.
Ten tweede is ter compensatie van het ‘inleveren’ van vier zetels een permanente ondersteuning uitgeruild: een vaste (parttime) adviseur van de OR vanuit de eigen organisatie.
Hoe zorg je dat een OR met minder zetels toch een goede afspiegeling blijft van de achterban?
Dit is een aandachtspunt ongeacht het aantal leden. Sterker nog: de OR is door het opheffen van de OC’s extra bewust van het behartigen van belangen van alle medewerkers uit alle geledingen. Door de bijzondere opzet van Zorggroep Almere met meer dan dertig locaties zijn de leden zich bewust dat er nu eenmaal geen leden uit álle locaties afkomstig zijn. Dat geldt ook voor de belangenbehartiging van meer dan tien (para)medische disciplines.
In de casus heb je het over het betrekken van participanten. Wie zijn dat en hoe doe betrek je hen?
Juist het betrekken van participanten maakt het mogelijk om aandacht te hebben voor specifieke belangen vanuit een locatie of discipline. Participanten worden betrokken bij adviesaanvragen of instemmingsverzoeken met een specifiek karakter. Bijvoorbeeld bij het herinrichten van de arbeidsvoorwaardenregeling van een specifieke discipline werden juist die beroepsbeoefenaren als informant en achterban ingeschakeld. Dat vindt plaats door kleinschalig overleg van enkele OR-leden met hen. Voor deze gespreksvoering hebben de leden training gekregen.
Hoe zorg je dat deze participanten betrokken blijven bij de medezeggenschap? Hoe zorg je dat de rol van participanten niet te vrijblijvend is?
Deze participanten hoeven niet permanent betrokken te blijven bij de medezeggenschap. Na afronding van de advies- of instemmingsproject kan de betrokkenheid stoppen. Het mag wel, ze worden meer dan gemiddeld geïnformeerd. In plaats van vrijblijvendheid spreek ik liever over betrokkenheid bij (deel)projecten. Dat blijkt aantrekkelijker voor collega’s dan langdurige verplichtingen.
Wat is de grootste valkuil bij een dergelijke transitie?
We hebben van tevoren en gedurende de transitie meerdere valkuilen belicht. Ik benoem er enkele:
- De bestuurder moet het proces in woord en in daad ondersteunen, en niet na een tijdje de ondersteuning van de OR ‘afromen’. Een gezamenlijke intentieverklaring én adequate faciliteitenregelingen ondervangen dit;
- Na verkiezingen is het de vraag of de nieuwe leden en het dagelijks bestuur (DB) van de OR projectmatig kunnen en willen werken. Dit is ondervangen met een duidelijke campagne tijdens de werving en een gedegen introductieprogramma;
- Zonder training lukt het niet: de leden van de (nieuwe) OR moeten naast reguliere thema’s (kennis van de WOR, inzicht in organisatieontwikkeling, vaardigheden en teamontwikkeling e.d.) ook projectmanagement- en communicatievaardigheden ontwikkelen;
- Effectieve participatie als onderdeel van de medezeggenschap vraagt ook om een specifieke nieuwe stijl van managen. Bestuurder, management en OR worden deels ook een facilitator van participatie en medezeggenschap. Ook de leden van de directie/het MT moeten via workshops of anderszins vertrouwd raken hiermee;
- Contact met de achterban is meer nodig dan ooit: zonder goede communicatie is de inzet van participanten moeilijk voorstelbaar.
In hoeverre is het belangrijk dat de bestuurder achter het plan van transformatie van medezeggenschap staat en welke rol heeft de bestuurder hierbij gespeeld?
De bestuurder moet achter het plan van transformatie staan. Om dit te bereiken is de bestuurder al in de eerste oriëntatiefase van het project betrokken, evenals bij latere tussenstappen. In het geval van Zorggroep Almere heeft de bestuurder verder geen actieve rol gespeeld.
Wel heeft de OR de bestuurder bewogen om het proces te ondersteunen en toezeggingen te doen wat betreft de ondersteuning van de OR, een gezamenlijke intentieverklaring en een adequate faciliteitenregeling; daarnaast zijn tijdig afspraken gemaakt voor een workshop om naast de bestuurder ook andere directie/management-leden vertrouwd te maken met de nieuwe manier van medezeggenschap.
Hoe veranker je de afspraken juridisch gezien?
Het meest simpele antwoord is: in het OR-reglement. De aanvullende intentieverklaring, faciliteitenregeling van zowel de OR-leden als de participanten, en de functiebeschrijving van de vaste adviseur van de OR vanuit de eigen organisatie.
Zuidema PM is partner van OR Live en zal op MainStage OR, het meest exclusieve programma van OR Live, spreken over een actueel thema voor ondernemingsraden. Kijk hier voor meer informatie en tickets.